Hoe verloopt een BTW controle?

Een btw-controle is een inspectie door de Belgische belastingdienst (FOD Financiën) om te controleren of een onderneming correct de btw heeft berekend, aangegeven en betaald. Deze controle kan op verschillende manieren plaatsvinden, afhankelijk van het type onderneming en de aard van de controle.

Hoe verloopt een btw-controle?

1. Aankondiging van de controle:
   • In de meeste gevallen zal de btw-controle worden aangekondigd. Dit kan telefonisch, per brief of via een officieel bericht. Bij grote bedrijven kan de controle maanden van tevoren worden aangekondigd, maar bij kleinere bedrijven kan het soms onverwacht zijn.
   • Er zijn ook gevallen van on-aangekondigde controles, waarbij de inspecteur zonder voorafgaande waarschuwing een bezoek brengt aan de onderneming.
2. Soorten btw-controles:
   • Administratieve controle: Dit is de meest voorkomende vorm van controle. De belastingdienst vraagt om toegang tot je boekhouding, facturen, btw-aangiften en andere relevante documenten.
   • Fiscale controle ter plaatse: Hierbij komt een inspecteur van de belastingdienst fysiek naar je bedrijfslocatie om je administratie te controleren. Dit kan ook inhouden dat er wordt gekeken naar voorraden of het gebruik van goederen.
   • Controle van btw-aangiften: De belastingdienst vergelijkt je btw-aangiften met de werkelijke gegevens om te controleren of je correct aangifte hebt gedaan en of je de juiste btw hebt geheven en betaald.
   • Specifieke controles: Dit kan gericht zijn op bepaalde belastingvraagstukken, zoals btw-vrijstellingen, btw-verlegging of de toepassing van specifieke btw-regels.
3. Documenten en gegevens die gecontroleerd worden:
   • Je boekhouding, facturen en betalingsbewijzen (zowel van je inkomsten als je uitgaven).
   • Je btw-aangiften en betalingsbewijzen.
   • Contracten en andere documenten die betrekking hebben op de btw-behandeling van bepaalde transacties.
   • Je voorraadbeheer (voor fiscaal gerelateerde controles).
   • Eventuele administratieve fouten of onregelmatigheden die opgemerkt worden.
4. Conclusies en mogelijke gevolgen:
   • Als de belastingdienst fouten of onregelmatigheden ontdekt, kan dit leiden tot bijbetalingen van btw en boetes.
   • De belastinginspecteur kan ook beslissen om een verhoging of belastingscontrole voor een breder tijdsbestek in te stellen.
   • Bij ernstige gevallen kan het zelfs leiden tot fraudeverdenkingen of gerechtelijke vervolging.

Hoe kan je je voorbereiden op een btw-controle?

Een goede voorbereiding kan helpen om de controle soepel te laten verlopen en onaangename verrassingen te voorkomen. Hier zijn enkele tips om je voor te bereiden:

1. Zorg voor een ordelijke administratie:
   • Houd je boekhouding volledig en actueel. Zorg ervoor dat je facturen, ontvangstbewijzen en bankafschriften goed bewaard worden en dat ze makkelijk toegankelijk zijn.
   • Classificeer alle transacties goed volgens de juiste btw-regels. Dit voorkomt verwarring bij de inspecteur.
   • Werk met een boekhoudprogramma dat voldoet aan de wettelijke vereisten en dat automatisch btw-correcties bijhoudt.
2. Controleer je btw-aangiften:
   • Zorg ervoor dat je btw-aangiften kloppen en dat je de btw-correctly berekent hebt (hoofd- en verlaagde tarieven, btw-vrijstellingen, etc.).
   • Controleer of je btw-kredieten of aftrekken van btw goed zijn verwerkt en geen fouten bevatten.
3. Documenteer uitzonderingen en bijzondere gevallen:
   • Als je gebruik maakt van bijzondere btw-regels (bijvoorbeeld verleggingsregeling, kleineondernemersregeling of btw-vrijstellingen), zorg dan voor documentatie die deze uitzonderingen onderbouwt.
   • Zorg ervoor dat je alle bewijsstukken bij de hand hebt voor eventuele btw-vrijstellingen of specifieke regelingen die je toepast.
4. Wees voorbereid op een fiscaal audit:
   • Houd altijd je voorraadadministratie bij (indien van toepassing) en zorg ervoor dat deze overeenkomt met je btw-aangiften.
   • Zorg ervoor dat je leveranciers en klanten correct geïdentificeerd zijn en dat je facturen correct zijn opgemaakt (de juiste btw-tarieven, correcte omschrijving van goederen/diensten, etc.).
5. Bereid je voor op het gesprek:
   • Zorg dat je de juiste personen (bijvoorbeeld je accountant, boekhouder of financieel verantwoordelijke) beschikbaar hebt om vragen te beantwoorden.
   • Wees open en transparant met de belastinginspecteur. Het is altijd beter om vragen te beantwoorden dan om te proberen iets te verbergen.
   • Zorg ervoor dat je bespreekbare en begrijpelijke antwoorden hebt voor vragen over specifieke btw-kwesties of onregelmatigheden.
6. Evalueer je interne processen:
   • Zorg ervoor dat je een duidelijk intern beleid hebt voor het omgaan met btw en dat alle medewerkers die verantwoordelijk zijn voor btw-gerelateerde taken goed zijn opgeleid.

Na de controle:

• Na afloop van de controle ontvang je meestal een verslag van de bevindingen, waarin wordt aangegeven of er eventuele correcties moeten worden doorgevoerd.
• Als er fouten worden gevonden, kan de belastingdienst bijbetalingen van btw eisen en boetes opleggen. Het is belangrijk om te zorgen voor een grace period of een bijkomende betaling om eventuele boetes te minimaliseren.

Een goede voorbereiding, het volgen van de regels en het bijhouden van een correcte administratie kan helpen om de btw-controle soepel te laten verlopen en eventuele nadelige gevolgen te voorkomen.