Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop zelfstandigen factureren ingrijpend. Tot nu toe kon je facturen versturen op eender welke manier, zolang alle verplichte gegevens erop stonden. Veel ondernemers gebruikten papieren facturen of stuurden ingescande PDF-bestanden via e-mail.
Met de komst van de e-facturatieplicht wordt dit verleden tijd. Voortaan moeten alle facturen tussen Belgische bedrijven elektronisch worden verzonden volgens een gestandaardiseerd formaat. Maar wat betekent dit concreet voor jou als zelfstandige? En hoe zorg je ervoor dat je klaar bent voor deze nieuwe verplichting? Je leest het hier.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie (of e-invoicing) betekent dat facturen elektronisch worden verzonden en verwerkt via een specifiek gestructureerd formaat, via het Peppol-netwerk. Dit laatste is een beveiligd netwerk dat het verzenden en ontvangen van elektronische facturen tussen bedrijven mogelijk maakt. Je kan Peppol als het ware zien als een soort digitaal adresboek waarmee facturatiesoftware onderling kan communiceren.
Wat verandert er concreet voor jou?
Vergis je niet: een e-factuur is niet hetzelfde als een digitale factuur. Vanaf begin volgend jaar kun je dus geen facturen meer maken in Word of Excel, om ze daarna in te scannen en per e-mail naar je klanten te sturen.
Een e-factuur bevat namelijk gestandaardiseerde gegevens die alleen door gespecialiseerde e-facturatiesoftware kunnen worden gelezen en verwerkt. Daarom moet je je registreren op het Peppol-netwerk om e-facturen te kunnen opstellen, versturen en ontvangen. Gelukkig is dit eenvoudig: de meeste e-facturatiesoftware, zoals Accountable, biedt deze registratie gratis aan.
Als je momenteel nog geen facturatieprogramma gebruikt, is het tijd om geleidelijk de overstap te maken. Gelukkig is er ook goed nieuws: een abonnement op dergelijke software is tijdelijk voor 120% fiscaal aftrekbaar om de overgang te vergemakkelijken.
Tip: Vergelijk de verschillende e-facturatieprogramma’s in België hier.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
Naast het feit dat e-facturatie opnieuw een aanpassing zal zijn voor vele zelfstandigen, brengt e-facturatie gelukkig ook een aantal voordelen met zich mee:
- Tijdbesparing: het hele facturatieproces wordt geautomatiseerd, waardoor je minder tijd kwijt bent aan administratie.
- Minder fouten: doordat e-facturen een vast formaat hebben, wordt het risico op fouten aanzienlijk verminderd.
- Beter overzicht: je facturen worden direct verwerkt in je boekhoudsysteem, wat zorgt voor een up-to-date administratie.
- Fiscale voordelen: de overheid biedt tijdelijk een verhoogde aftrek van 120% op kosten voor e-facturatiesoftware.
- Milieuvriendelijk: minder papier en inkt betekent een duurzamere manier van werken.
Daarnaast wordt verwacht dat e-facturatie in de toekomst nog meer administratieve lasten zal verlichten. Denk aan automatische btw-aangiftes en eenvoudiger opstellen van btw-listings. Wordt vervolgd.
Klaar voor 2026?
E-facturatie is de toekomst van zakendoen en wordt binnenkort verplicht voor alle Belgische bedrijven. Door nu al over te stappen op een gecertificeerd facturatiesysteem, zorg je ervoor dat je klaar bent voor deze verandering en profiteer je meteen van de voordelen.
Over Accountable
Accountable is een belastingsoftware dat zelfstandige professionals helpt hun financiën met vertrouwen en controle te beheren. Speciaal ontworpen voor zelfstandige ondernemers, maakt de intuïtieve mobiele en webapp boekhouding eenvoudiger en zonder stress. Van het bijhouden van uitgaven tot het correct indienen van belastingaangiftes, Accountable zorgt ervoor dat elk aspect helder en beheersbaar is. Met slimme bankintegraties, geautomatiseerde belastingberekeningen en de mogelijkheid om moeiteloos samen te werken met boekhouders, speelt Accountable in op de unieke uitdagingen van zelfstandigen. Vertrouwd door meer dan 40.000 gebruikers in Europa, biedt het platform niet alleen eenvoud in belastingen, maar herdefinieert het ook financiële onafhankelijkheid voor zelfstandigen.