Eine Mehrwertsteuerprüfung ist eine Kontrolle durch die belgischen Steuerbehörden (FÖD Finanzen), um zu überprüfen, ob ein Unternehmen die Mehrwertsteuer korrekt berechnet, erklärt und abgeführt hat. Diese Prüfung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, je nach Art des Unternehmens und der Art der Prüfung.
Wie läuft eine Mehrwertsteuerprüfung ab?
- Ankündigung der Prüfung:
- In den meisten Fällen wird die MwSt-Prüfung angekündigt. Dies kann per Telefon, Brief oder amtlicher Mitteilung geschehen. Bei großen Unternehmen kann die Prüfung Monate im Voraus angekündigt werden, aber bei kleineren Unternehmen kann sie manchmal unerwartet kommen.
- Es gibt auch Fälle von unangekündigten Inspektionen, bei denen der Inspektor das Unternehmen ohne Vorwarnung besucht.
- Arten von MwSt.-Kontrollen:
- Verwaltungsprüfung: Dies ist die häufigste Form der Prüfung. Die Steuerbehörden verlangen Einsicht in Ihre Buchhaltung, Rechnungen, Umsatzsteuererklärungen und andere relevante Unterlagen.
- Steuerprüfung vor Ort: Dabei kommt ein Steuerprüfer in Ihre Geschäftsräume, um Ihre Unterlagen zu prüfen. Dazu kann auch die Prüfung der Lagerbestände oder der Verwendung von Waren gehören.
- Prüfung der Mehrwertsteuererklärungen: Die Steuerbehörden vergleichen Ihre MwSt-Erklärungen mit den tatsächlichen Daten, um zu prüfen, ob Sie korrekte Erklärungen abgegeben und die richtige MwSt erhoben und abgeführt haben.
- Spezifische Audits: Diese können sich auf bestimmte Steuerfragen konzentrieren, z. B. auf Mehrwertsteuerbefreiungen, die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft oder die Anwendung bestimmter Mehrwertsteuervorschriften.
- Geprüfte Dokumente und Daten:
- Ihre Konten, Rechnungen und Zahlungsnachweise (sowohl für Ihre Einnahmen als auch für Ihre Ausgaben).
- Ihr Mehrwertsteuererklärungen und Zahlungsbelege.
- Verträge und andere Dokumente, die die mehrwertsteuerliche Behandlung bestimmter Umsätze betreffen.
- Ihre Bestandsverwaltung (für steuerliche Prüfungen).
- Alle festgestellten Verwaltungsfehler oder Unregelmäßigkeiten.
- Schlussfolgerungen und mögliche Konsequenzen:
- Wenn die Steuerbehörden Fehler oder Unregelmäßigkeiten entdecken, kann dies zu zusätzlichen Mehrwertsteuerzahlungen und Geldstrafen führen.
- Der Steuerprüfer kann auch beschließen, eine Steuererhöhung oder eine Steuerprüfung für einen größeren Zeitraum vorzunehmen.
- In schwerwiegenden Fällen kann dies sogar zu Betrugsverdacht oder Strafverfolgung führen.
Wie können Sie sich auf eine Mehrwertsteuerprüfung vorbereiten?
Eine gute Vorbereitung kann zu einem reibungslosen Ablauf der Inspektion beitragen und unangenehme Überraschungen vermeiden. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen:
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Verwaltung:
- Halten Sie Ihre Buchhaltung vollständig und auf dem neuesten Stand. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge gut aufbewahrt werden und leicht zugänglich sind.
- Ordnen Sie alle Umsätze ordnungsgemäß nach den korrekten MwSt-Vorschriftenein. So vermeiden Sie Verwirrung bei den Kontrolleuren.
- Arbeiten Sie mit einem Buchhaltungsprogramm, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Mehrwertsteueranpassungen automatisch verfolgt.
- Prüfen Sie Ihre Mehrwertsteuererklärungen:
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre MwSt.-Erklärungen korrekt sind und dass Sie die MwSt. richtig berechnet haben (Haupt- und ermäßigte Sätze, MwSt.-Befreiungen usw.).
- Prüfen Sie, ob Ihr MwSt.-Gutschriften oder Vorsteuerabzüge ordnungsgemäß bearbeitet wurden und keine Fehler enthalten.
- Dokumentieren Sie Ausnahmen und Sonderfälle:
- Wenn Sie besondere MwSt.-Regelungen in Anspruch nehmen (z. B. Verlagerung der Steuerschuldnerschaft, Kleinunternehmensregelung oder MwSt.-Befreiungen), stellen Sie sicher, dass Sie über Unterlagen verfügen, die diese Befreiungen belegen.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Belege für etwaige Mehrwertsteuerbefreiungen oder Sonderregelungen, die Sie anwenden, zur Hand haben.
- Auf eine Steuerprüfung vorbereitet sein:
- Bewahren Sie Ihre Inventaraufzeichnungen (falls zutreffend) stets auf und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren Mehrwertsteuererklärungen übereinstimmen.
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre Lieferanten und Kunden korrekt identifiziert sind und dass Ihre Rechnungen korrekt formatiert sind (korrekte Mehrwertsteuersätze, korrekte Beschreibung der Waren/Dienstleistungen usw.).
- Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch:
- Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Personen (z. B. Ihren Buchhalter, Buchhalter oder Finanzmanager) zur Verfügung haben, um Fragen zu beantworten.
- Seien Sie offen und transparent gegenüber dem Steuerprüfer. Es ist immer besser, Fragen zu beantworten, als zu versuchen, etwas zu verbergen.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie verhandelbare und verständliche Antworten auf Fragen zu spezifischen Mehrwertsteuerproblemen oder Unregelmäßigkeiten haben.
- Bewerten Sie Ihre internen Prozesse:
- Vergewissern Sie sich, dass Sie über eine klare interne Strategie für den Umgang mit der Mehrwertsteuer verfügen und dass alle Mitarbeiter, die für mehrwertsteuerrelevante Aufgaben zuständig sind, entsprechend geschult sind.
Nach der Prüfung:
- Nach der Prüfung erhalten Sie in der Regel einen Bericht über die Feststellungen, aus dem hervorgeht, ob Korrekturen vorgenommen werden müssen.
- Werden Fehler festgestellt, können die Steuerbehörden zusätzliche Mehrwertsteuerzahlungen verlangen und Strafen verhängen. Es ist wichtig, für eine Nachfrist oder Nachzahlung zu sorgen, um etwaige Strafen zu minimieren.
Eine ordnungsgemäße Vorbereitung, die Einhaltung der Vorschriften und genaue Aufzeichnungen können dazu beitragen, eine reibungslose Mehrwertsteuerprüfung zu gewährleisten und nachteilige Folgen zu vermeiden.