Ab dem 1. Januar 2026 wird sich die Art und Weise, wie Selbstständige Rechnungen stellen, drastisch ändern. Bisher konnten Sie Rechnungen auf jede beliebige Weise verschicken, solange sie alle vorgeschriebenen Angaben enthielten. Viele Unternehmer verwendeten Papierrechnungen oder schickten eingescannte PDF-Dateien per E-Mail.
Mit der Einführung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wird dies der Vergangenheit angehören. Von nun an müssen alle Rechnungen zwischen belgischen Unternehmen elektronisch in einem standardisierten Format übermittelt werden. Aber was bedeutet das konkret für Sie als Selbständiger? Und wie stellen Sie sicher, dass Sie auf diese neue Verpflichtung vorbereitet sind? Hier können Sie es nachlesen.
Was ist E-Invoicing?
E-Invoicing (oder elektronische Rechnungsstellung) bedeutet, dass die Rechnungen elektronisch in einem bestimmten strukturierten Format über das Peppol-Netz versandt und verarbeitet werden. Dabei handelt es sich um ein sicheres Netz, das den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen ermöglicht. Man kann sich Peppol als eine Art digitales Adressbuch vorstellen, über das die Fakturierungssoftware miteinander kommunizieren kann.
Was wird sich konkret für Sie ändern?
Machen Sie keinen Fehler: Eine elektronische Rechnung ist nicht dasselbe wie eine digitale Rechnung. Ab Anfang nächsten Jahres werden Sie also nicht mehr in der Lage sein, Rechnungen in Word oder Excel zu erstellen und sie dann einzuscannen und per E-Mail an Ihre Kunden zu schicken.
Der Grund dafür ist, dass eine elektronische Rechnung standardisierte Daten enthält, die nur von einer speziellen Software für elektronische Rechnungen gelesen und verarbeitet werden können. Daher müssen Sie sich im Peppol-Netz registrieren, um elektronische Rechnungen erstellen, versenden und empfangen zu können. Zum Glück ist das ganz einfach: Die meisten E-Invoicing-Programme, wie z. B. Accountable, bieten diese Registrierung kostenlos an.
Wenn Sie derzeit noch keine Fakturierungssoftware verwenden, ist es an der Zeit, schrittweise umzusteigen. Zum Glück gibt es auch eine gute Nachricht: Ein Abonnement für eine solche Software ist vorübergehend zu 120 % steuerlich absetzbar, um den Übergang zu erleichtern.
Tipp: Vergleichen Sie hier die verschiedenen E-Invoicing-Programme in Belgien.
Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?
Abgesehen davon, dass die elektronische Rechnungsstellung für viele Selbständige wieder eine Umstellung sein wird, bringt die elektronische Rechnungsstellung glücklicherweise auch eine Reihe von Vorteilen mit sich:
- Zeitersparnis: Der gesamte Rechnungsstellungsprozess ist automatisiert, was bedeutet, dass Sie weniger Zeit für die Verwaltung aufwenden müssen.
- Weniger Fehler: Da elektronische Rechnungen ein festes Format haben, ist die Gefahr von Fehlern deutlich geringer.
- Bessere Übersicht: Ihre Rechnungen werden direkt in Ihrem Buchhaltungssystem verarbeitet, wodurch die Aktualität der Unterlagen gewährleistet ist.
- Steuervorteile: Die Regierung bietet vorübergehend einen erhöhten Abzug von 120 % der Kosten für E-Invoicing-Software an.
- Umweltfreundlich: Weniger Papier und Tinte bedeuten eine nachhaltigere Arbeitsweise.
Darüber hinaus dürfte die elektronische Rechnungsstellung in Zukunft den Verwaltungsaufwand weiter verringern. Man denke nur an automatische MwSt-Erklärungen und die einfachere Erstellung von MwSt-Listen. Fortsetzung folgt.
Bereit für 2026?
Die elektronische Rechnungsstellung ist die Zukunft der Wirtschaft und wird bald für alle belgischen Unternehmen obligatorisch sein. Wenn Sie jetzt auf ein zertifiziertes Rechnungsstellungssystem umsteigen, stellen Sie sicher, dass Sie auf diesen Wandel vorbereitet sind und sofort von den Vorteilen profitieren können.
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